Les responsables RH sont souvent confrontés à des demandes contradictoires en matière de formation professionnelle. Dans ce sens, ils doivent constamment répondre aux besoins complexes et changeants de leur entreprise. Ils doivent également mettre en place des solutions d’apprentissage efficaces et attractives. Pour y parvenir, les organisations peuvent opter pour l’externalisation de la formation professionnelle qui se présente comme une solution plus avantageuse.
Minimiser les coûts de gestion
L’externalisation des services est avant tout une solution économique. Elle permet souvent de réduire les coûts. En ayant recours à des prestataires spécialisés, l’entreprise peut ainsi économiser jusqu’à 15 % des coûts de gestion. Un expert est en mesure d’évaluer tous les coûts internes liés à la formation comme les charges de personnel, les locaux, les logiciels, les fournitures, etc. Il réalise également un audit préalable afin d’établir un devis et envisager différentes options d’optimisation de la gestion.
De même, les contrats avec les prestataires de gestion externalisée sont souvent établis en fonction des volumes d’activité, avec des marges de fluctuation encadrées (de 5 % à 10 %). Cette agilité de gestion est difficile à obtenir avec une gestion interne de la formation. Cependant, pour bénéficier de cette flexibilité tarifaire, les entreprises doivent généralement s’engager sur plusieurs années.
Maîtriser la complexité juridique
La gestion de la formation professionnelle est régie par de nombreuses règles légales et réglementaires. Bien que la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel ait assoupli certaines contraintes, il reste nécessaire de se conformer à des obligations rigoureuses.
Les entreprises doivent notamment assurer la formation tous les six ans, communiquer des indicateurs socio-économiques au CSE, respecter les quotas d’alternants et verser diverses contributions. L’externalisation permet de confier cette complexité à des prestataires spécialisés qui disposent de services de veille juridique pour suivre les évolutions législatives et adapter leurs processus en conséquence.
Recentrer les équipes sur leur rôle stratégique
Les directions RH rapportent souvent que leurs équipes formation sont trop absorbées par des tâches administratives à faible valeur ajoutée, au détriment de leurs missions stratégiques. Dans ce cadre, externaliser les travaux d’administration du formateur constitue une solution judicieuse. Cela permet de recentrer l’équipe sur son rôle de pilotage stratégique tout en bénéficiant de l’expertise du prestataire pour mettre en place les meilleures solutions organisationnelles.
Répondre aux besoins évolutifs de l’entreprise
L’entreprise a la possibilité d’externaliser toute ou partie de ses tâches. En effet, le domaine d’intervention des prestataires est très vaste. Ils peuvent prendre en charge le recueil des demandes, les arbitrages budgétaires, les achats, la planification des sessions, le suivi des actions, la facturation et le reporting. De même, ils assurent des prestations de conseil, ingénierie de formation et d’accompagnement stratégique. Grâce à l’externalisation, les sociétés peuvent donc adapter leurs services en fonction de l’évolution de leurs besoins et des tendances du marché.